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Nous recherchons pour notre Direction Exploitation, un Assistant Administratif H/F  qui a pour mission principale d’assurer le suivi administratif des contrats d’exploitation sur le périmètre qui lui est attribué, la coordination des interventions techniques ainsi que le suivi de la performance des prestataires.

Ses missions sont :

1. Gestion administrative des contrats d’exploitation et de maintenance des équipements :
· Assurer le suivi administratif des contrats d’exploitation et de maintenance des équipements (chauffage, ventilation, électricité, robinetterie, automatismes, etc.).
· Vérifier la bonne exécution des contrats, contrôle de la qualité des prestations (sur documents et rapports annuels rendus) et suivre les échéances contractuelles.
· Participer à la rédaction des avenants, et la mise à jour régulière des bases de données contractuelles et techniques.
· Participer à l’élaboration des cahiers des charges lors des appels d'offres pour le renouvellement ou la mise en place de nouveaux contrats de maintenance.
· Analyser et suivre les demandes de devis de travaux (inclus ou exclus des prestations contrats), éditer et suivre les bons de commande hors prestations forfaitaires.

2. Coordination des interventions techniques :
· Participer à la planification des interventions de maintenance préventive et corrective avec les prestataires externes, en lien avec les agences sur site.
· Être le lien entre les agences CLESENCE et les prestataires pour assurer une gestion fluide des opérations techniques.
· Suivre les demandes d’intervention et gestion des urgences techniques en lien avec les équipes terrain et les prestataires. En faire la synthèse et le bilan quantitatif.

3. Suivi de la performance des prestataires :
· Participer à l’analyse des performances des prestataires (taux de satisfaction, respect des délais, qualité des interventions).
· Participer à l’élaboration de tableaux de bord et d’indicateurs clés de performance (KPI) pour optimiser la gestion des équipements et des prestataires.
· Proposer de pistes d’amélioration pour optimiser la gestion des contrats.
·  Contribuer à l’organisation de réunions techniques (bilans d’exploitation, et réunion régulières) et à la préparation des dossiers de maintenance.

• Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, exploitation ou maintenance des bâtiments, ou équivalent.
• Expérience d’au moins 3 ans dans la gestion administrative de contrats de maintenance ou exploitation, idéalement dans le secteur du bâtiment, de l’immobilier ou du logement social.
• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, logiciel métier bailleur social)
• Connaissances des réglementations en vigueur dans le secteur du bâtiment (contrôles techniques, sécurité des installations, etc.).

Compétences comportementales :

• Excellentes capacités organisationnelles et sens des priorités.
• rigueur, autonomie et réactivité dans la gestion des tâches administratives et la résolution des imprévus.
• Bon sens du relationnel et capacité à travailler en équipe avec des interlocuteurs variés (prestataires, équipes internes, locataires).
• Sens du service et orientation client pour répondre aux besoins de la proximité.