Rattaché à la Directrice générale de Seqens, vous l'assistez et l'accompagnez dans ses missions quotidiennes et contribuez au fonctionnement du service. Dans ce cadre, vous intervenez sur différentes missions :
Assistanat de la direction générale:
Vous gérez et rationalisez l'agenda de la Direction et organisez les déplacements,
Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus, logistique,
Vous participez aux réunions si besoin,
Vous préparez les courriers, notes et documents,
Vous assurez le reporting à votre hiérarchie,
Contribution au fonctionnement de la direction générale :
Vous traitez le courrier, assurez la traçabilité du courrier entrant/sortant,
Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents,
Vous formulez toutes propositions visant à améliorer les outils et procédures de travail,
Prise en charge des dossiers spécifiques :
Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs…),
Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations,
Vous assurez le suivi des dépenses et du budget de la Direction générale
Coordination, information :
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, orientez les personnes et les appels, prenez les messages et traitez les réponses.
Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services, assurez l'interface avec les autres services
Formation / expérience : de formation Bac+2/3 (BTS, DUT…), gestion, secrétariat ou équivalent, vous justifiez d'au moins deux ans d'expérience réussie dans l'assistanat de direction.
Compétences / Qualités recherchées : Vous présentez un excellent relationnel et une réelle capacité à travailler en transversalité et sur plusieurs sujets en parallèle. Vous savez exercer vos missions en respectant la confidentialité et la discrétion. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur, d'esprit d'initiative, d'une très bonne organisation et autonomie. Compétences rédactionnelles indispensables et maîtrise des outils informatiques (Word, PowerPoint, Excel).