Sous la responsabilité du Responsable Achats-Marchés-Sinistres, l’Assistant Achats-Marchés-Sinistres assure le suivi administratif des marchés de prestation, la mise à jour des données associées et la préparation des éléments nécessaires au pilotage de l’activité.

Il contribue à la fiabilisation et à la mise à jour des données liées aux marchés, aux contrats et aux charges locatives, dans le respect des procédures définies.

Il assure un appui administratif dans le suivi des dossiers sinistres et dans la mise à jour des données patrimoniales.

Il travaille en étroite collaboration avec les différents services de l’entreprise afin d’améliorer le suivi des prestations et la qualité des informations exploitées.

Activités principales

Suivi des marchés et des prestataires

Il participe à la préparation des consultations et à la rédaction des pièces administratives des marchés.
Il assure la création et la mise à jour des marchés dans les outils informatiques.
Il contrôle le respect des obligations contractuelles : rapports d’intervention, reporting, documents administratifs, affectation du P3…
Il participe à l’organisation des réunions avec les prestataires et prépare les supports de suivi nécessaires.
Il assure le suivi administratif des marchés et intervient auprès des prestataires pour toute question administrative simple.
 

Analyse et pilotage

Il produit et met à jour les tableaux de suivi des marchés.
Il consolide les données relatives aux prestations, délais, volumes d’intervention et coûts.
Il signale les anomalies ou écarts constatés au Responsable Achats-Marchés-Sinistres.
Il prépare les éléments nécessaires aux bilans marchés.
Il contribue à la fiabilisation des données utilisées par le service.
 

Charges locatives et facturation

Il participe au suivi des charges locatives liées aux marchés.
Il contrôle la cohérence des imputations comptables et des facturations.
Il assure le suivi des litiges simples de facturation.
Il participe à l’amélioration de la qualité des données utilisées pour la régularisation des charges.

Gestion des sinistres

Il participe au suivi administratif des dossiers sinistres.
Il prépare les éléments nécessaires aux expertises et assure le suivi des pièces administratives.

Mise à jour du patrimoine

Il participe à la mise à jour des données patrimoniales dans les outils de l’entreprise.
Il contribue à la fiabilisation et à la structuration des informations techniques et patrimoniales

•         Maîtriser les outils bureautiques, notamment Excel.

•         Savoir renseigner et mettre à jour les outils métiers de l’entreprise.

•         Savoir produire des tableaux de suivi simples.

•         Savoir collecter, classer et contrôler la complétude de pièces administratives.

•         Connaître les principes de base du suivi administratif des marchés, contrats, factures et sinistres.

•         Savoir signaler les anomalies constatées au Responsable Achats-Marchés-Sinistres.

•         Savoir préparer des éléments de suivi à partir d’informations existantes.

•         Savoir contribuer à la mise à jour des données patrimoniales.

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