Assistanat au Comité de Direction
Il/elle est en charge des opérations administratives consistant à :
- traiter au quotidien la réception et l’envoi du courrier,
- organiser ponctuellement l’agenda et certaines réunions et réserver les salles de réunion
- accueillir physiquement les visiteurs au quotidien.

Il/elle prépare certains supports de présentation pour le compte des Directeurs à destination des instances de gouvernance. Il rédige des synthèses et des reportings. Il élabore et présente également des rapports et des bilans.

Il/elle s’assure de la bonne organisation des Comités et Conseils en lien avec la Direction juridique puis collecte et classe les délibérations des différentes instances.

Il/elle s’attache à garantir la fluidité de l’accès à l’information au sein de l’entreprise en veillant au bon archivage physique et numérique des documents, à la lisibilité du plan de classement au sein du réseau de l’entreprise en étant force de proposition sur son architecture, sa mise à jour régulière et à l’homogénéisation du nommage des documents.

Moyens généraux
Il/elle veille au bon fonctionnement des moyens généraux à disposition des collaborateurs tant sur un volet administratif, qu’opérationnel et financier. A ce titre, il/elle :
- propose et suit en coordination avec le contrôle de gestion, le budget dédié aux moyens généraux (locaux,  véhicules de fonction, consommables, frais de mission…) dans le respect de ses seuils de délégation
- négocie les prestations auprès des fournisseurs
- prépare les commandes
- est force de proposition visant à améliorer le confort des salariés dans le respect des budgets impartis

Appui aux Directions métiers

Il/elle édite, fait signer et envoi les courriers et documents à destination des interlocuteurs externes (préfectures, OLS…). Il/elle prend en charge en tant que de besoin l’envoi de mailings à destination de partenaires et de prospects. A cet effet, il/elle tient régulièrement à jour les bases de données internes des partenaires et prospects.

Il/elle peut être amené à intervenir en appui aux équipes métiers sur des missions administratives dans le cadre des appels d’offre.

Enfin, il/elle prépare, met à la validation et assure le suivi des bons de commandes relatifs à certaines prestations (experts immobiliers, conseil à l’acquisition, experts techniques…)

Certaines missions sont plus spécifiques à l’accompagnement des directions :

Pour la Direction des Investissements : Organisation des rendez-vous avec les OLS (partenaires ou prospects) et des visites de patrimoine

Pour la Direction des Copropriétés : Appui au pilotage (création des immeubles dans l’outil de gestion, gestion de la complétude documentaire...)

Pour la Direction des Ventes : suivi de la validité des Conventions d'utilité sociale et mise à jour des conventions APL

Compétences techniques

-          Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques, généralement de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint…).

-          Excellent niveau de français, à l’écrit (pour la rédaction du courrier et des différents documents) comme à l’oral (pour les différentes prises de parole, appels téléphoniques, négociations, accueil de visiteurs…)

Aptitudes professionnelles

-          Grande capacité d’adaptation et grande souplesse d’esprit.

-          Excellentes qualités relationnelles : il/elle doit être capable de s’adapter aux différents contextes et interlocuteurs, même si ces derniers présentent des personnalités différentes.

-          La variété de ses missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l’organisation.

-          Polyvalence et autonomie sont également indispensables.

-          Le sens de l’écoute et la discrétion vont de pair dans cette fonction.

-          Débrouillardise, bon sens et dynamisme sont des qualités personnelles attendues. La personne doit être prête à délester son supérieur hiérarchique d’un poids non négligeable, celui de la bonne coordination entre les services, l’organisation générale de l’entreprise et la bonne diffusion des informations. Son bon sens lui permet de prendre les initiatives adaptées à la situation ainsi que les solutions adéquates devant un éventuel problème.

Formation 

-          Niveau bac+2 minimum, à savoir un BTS d’assistant manager, d’assistanat et/ou d’assistant de gestion PME-PMI.

-          Une licence, un master en Management ou une solide expérience professionnelle d’assistant de direction peuvent être des atouts.