Au sein de la Direction de l’Offre Nouvelle et de l’Action Patrimoniale, et en collaboration directe avec les Responsables d’Opérations, vous participez activement au bon fonctionnement du service en assurant un suivi administratif des opérations en maitrise d’ouvrage directe.

 Vos principales missions : 

-        Gestion et vérification des pièces administratives des prestataires et des entreprises sous attestation,

-        Commander l’ensemble des études préalables (diagnostics, étude de sols, géomètre, etc.),

-        Tenir à jour le tableau de suivi opérationnel des opérations,

-        Traitement administratif des agréments des sous-traitants,

-        Gestion administrative des Appels d’Offres, à compter de la publication (relève des questions, correspondance sur la plateforme, tenue des Procès-Verbaux de Commissions d’Appel D’offres (CAO), courriers de rejet, d’attribution, notifications des marchés et des Ordres de Services (OS)

-        Affichage et Constat des autorisations administratives, dépôt des Demandes d’Ouverture de Chantiers et des DAACT (déclaration attestant l'achèvement et la conformité de vos travaux), 

-        Montage et suivi des dossiers de demandes de subventions, CEE,

-        Ouverture et clôture des assurances de chantier (Garantie Dommages Ouvrages +garantie Constructeur Non Réalisateur + Garantie Tous Risques Constructeur),

-        Ouverture des budgets (traitement de la fiche navette), saisie des marchés (dont les sous-traitants) et des commandes dans IKOS, 

-        Suivi administratif des réclamations clients sur Easiware (transmet la réclamation aux Responsables des Opérations qui va la traiter avec sa MOE et les entreprises concernées, et s’assurer de sa bonne réalisation). Il informe le client et clôture l’affaire sous Easiware.

-        Communication interne et externe sur les opérations en lien avec le chargé d’opération

-        Collecter les documents de fin de chantier et procéder à l’archivage sous PAW.

Ce poste nécessite une communication aisée et ouverte avec des interlocuteurs variés, être à l'aise avec le téléphone pour gérer les demandes des locataires, les relances prestataires etc...

Vous avez un sens de l’organisation et de l’analyse, ainsi qu’une grande réactivité. Vous maîtrisez les outils Microsoft (Excel et Word).

Rigoureux(se), pragmatique et autonome, vous bénéficiez de réelles qualités de relationnelles et le sens de la relation client.

Rigoureux(se), pragmatique et à l'écoute, vous savez analyser les problèmes, avez le sens de la relation client.