Activités principales
Assurer le secrétariat de la maîtrise d’ouvrage interne
• Rédiger, mettre en forme les documents internes/externes
• Suivre, classer et archiver les documents,
• Organiser et préparer les réunions internes et/ou externes à la demande,
• Suivre et mettre à jour les tableaux de bord.

Assurer les fonctions d’assistance aux chargé(e)s d’opération
• Pour « l’administration » des relations contractuelles et de procédures:
  - Constituer le cadre et les dossiers administratifs des opérations,
  - Renseigner ou relancer les prestataires dans le cadre du pilotage administratif des opérations
  - Veiller aux délais administratifs et/ou liés aux financements,
  - Créer le marché dans I’ERP et la GOP,
  - Participer au suivi budgétaire des opérations en liens avec les services internes concernés,
  - Participer au processus de livraison des opérations en lien avec l’ensemble des services (collecte,
vérification, diffusion de l’ensemble des pièces nécessaires),
  - Constituer les dossiers d’assurance de Dommage ouvrage,

• Pour le suivi budgétaire des opérations:
  - Saisir et suivre les marchés de travaux, de prestation et les contrats d’investissement jusqu’à la clôture
des marchés dans I’ERP et la GOP
  - Préparer les avenants aux marchés
  - Saisir et traiter les factures d’investissement
  - Saisie de la facture dans son intégralité,
  - Contrôle des délais,
  -  Gérer les agréments de sous-traitants et tenir à jour le tableau de suivi,
  - Gérer les cessions de créances et tenir à jour le tableau de suivi,
  - Suivre les paiements des factures et alerter en cas de retard.

• Assurer une fonction d’alerte et d’interface
 - Veiller au respect de la charte graphique des documents administratifs des opérations,
  - Suivre les décisions prises et relancer le cas échéant,
  - Assurer, à la demande, les contacts avec les tiers,
  - Assurer la transmission de tous éléments nécessaires aux services internes liés aux opérations

• Participer à la vulgarisation de l’information
  - Participer au processus de communication aux côtés des Chargés d’opération et de leur hiérarchie en lien avec le service communication

Compétences clés
• Application des normes et réglementations Qualité en vigueur
• Maîtrise des logiciels métiers
• Organisation et sens des priorités
• Rigueur. Discrétion. Autonomie. Réactivité
• Disponibilité et qualité de la relation au travail,
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et opérations

Qualités
• Capacité d’adaptation face à des situations et des interlocuteurs différents
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Développer un positionnement en faveur de l’équipe et des intérêts de la société